Bagian - Bagian Surat

Kegiatan surat menyurat di jaman sekarang ini tetap tidak tergantikan keberadaannya. Meskipun digitalisasi sudah mendominasi, namum surat dalam bentuk fisik tetap tak tergantikan nilainya.

Namun, sebagai pelajar, sebagai orang yang haus akan ilmu, kita wajib mengetahui apa saja susunan atau bagian dalam membuat surat yang baik dan benar, agar nantinya surat yang kita buat dapat diterima dengan baik dan pantas untuk dibaca dan digunakan untuk mewakili keberadaan kita dan organisasi.

Berikut adalah bagian-bagian surat atau susunan dalam membuat surat  :

1. Kepala Surat/ Kop Surat

Kop surat ini menjadi "icon" penting dalam pembuatan surat. Kenapa ? Karena isinya adalah sebagai berikut :

• Nama perusahaan/instansi
• Alamat instansi
• No Telepon instansi
• Alamat email instansi
• Logo instansi
• Bidang Usaha Instansi

Nah, isi dari kepala surat itu adalah point-point penting bagaimana sebuah perusahaan dapat dikenal oleh khalayak luas.

2. Tempat dan Tanggal Surat

Setelah kepala surat, bagian surat selanjutnya adalah pencantuman tempat dan tanggal surat yaa. Biasanya posisi tanggal ada di atas atau dibagian bawah surat yaa. Jangan sampai surat kalian tidak ada tanggalnya :(

Example : Jakarta, 10 Agustus 2020 atau 22 Agustus 2020

3. Nomor Surat

Surat resmi, atau surat yang mewakili sebuah instansi biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang diterima, namun jika surat pribadi gausah yaa. 

Nah, apa saja sih isi dari nomor surat?? Nih saya kasih contohnyaa ya....

4. Lampiran

Bagian surat selanjutnya yaitu lampiran. Apa sih lampiran???

Lampiran adalah bagian yang menjelaskan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat yang kita buat. Nah, lalu jika tidak ada berkas atau dokumen yang kaian lampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan.

Example ... 

Lampiran : 2 lembar

5. Perihal/Hal

Bagian surat kelima adalah Perihal. Sering kali kita lihat ada surat yang mencantumkan "Perihal", ada juga yang mencantumkan "Hal". Sama ga??? sama kok.

Perihal ini berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat yang kita buat.

6. Alamat Dalam/Penerima Surat

Alamat yang dimaksud dalam bagian ini merupakan alamat dalam yang berada di dalam surat tepatnya sebelum salam pembuka (Dengan hormat). Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat dalam ini, hal-hal tersebut adalah sebagai berikut:

• Kata “kepada” pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata “kepada” dirasa berlebihan karena sudah ada kata “Yth/ yang terhormat”
• Menggunakan kata “Yang terhormat” yang bisa disingkat menjadi “Yth”
• Menggunakan kata “Bapak”, “Ibu” atau “Sdr” jika yang dituju adalah seseorang bukan nama instasi. Kata “Bapak, Ibu, Sdr” selalu ditulis dengan huruf kapital diawal kata dan diikuti oleh nama orang.
• Menuliskan alamat orang atau lembaga yang dituju

Contoh:
Yth. Bapak Anggi
Kepala Sekolah SMA Negeri 35
Jalan Mutiara, 
Jakarta Pusat

10206

Penjelasan secara audio visualnya ada di channel youtube saya, bisa di kunjungi disini yaa. 

7.  Salam Pembuka

Seperti layaknya melakukan komunikasi secara tatap langsung ataupun via telepon, surat juga menggunakan salam, sebagai pembuka pembicaraan/pesan. Contoh : Dengan hormat, Salam Pramuka, Assalamualaikum, Salam Sejahtera dllnya

8.  Kalimat Pembuka

Sebagai alat komunikasi tertulis yang formal, surat tidak semena - mena langsung pada inti pesan, namun biasanya akan ada pendahuluan atau pembuka dari pesan yang akan disampaikan pada isi surat. Contoh : "berdasarkan surat edaran ..... , makaa.... "   "Sehubungan dengan adanya ....., maka " , "Terimakasih atas surat saudara tanggal ..... "

9.  Isi Surat

Pada bagian ini, penulis surat bisa langsung mencantumkan inti dari pesan yang ingin disampaikan kepada penerima surat. Dan jangan lupa, apabila surat undangan dan surat lain yang sifatnya memiliki jadwal, maka perlu dicantumkan pukul, waktu dan tempat pelaksanaan acaranya yaa.

10. Kalimat penutup

Jangan lupa, setelah menyampaikan inti dari surat yang kalian kirim, berikan kalimat penutup dari surat yang kalian buat yaa. Contoh : "Demikian surat ini kami buat. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih" 

11. Salam penutup

Setelah kalimat penutup, kalian juga wajib mencantumkan salam penutup sebagai bagian dari surat. Contoh : Hormat kami, Wassalamualaikum, Salam Sejahtera, Salam Hangat dll

12. Tanda tangan dan cap perusahaan

Bagian ini menjadi sangat penting keberadaannya, karena bagian ini menjadi titik penilaian dimana surat bisa dikatakan sah atau tidaknya. Jadi ketika kalian membuat surat, jangan lupa untuk mentandatangan suratnya yaa. Dan yang tanda tangan adalah orang yang berwenang tentunya.

13. Nama penandatangan dan jabatan 

Dibawah tanda tangan, nama penandatangan serta jabatan juga wajib dicantumkan yaa, agar penerima mengetahui bahwa surat tersebut betul-betul sudah terkonfirmasi jabatan berwenang.

Contoh :

Anggi Dwi Wicaksono

Pimpinan PT ABC

14.  Tembusan

Tembusan berisikan daftar pihak/orang/jabatan yang mendapat salinan/pemberitahuan dari surat yang dibuat, selain nama orang yang sudah terdapat di alamat dalam yaa. 

Baca juga mengenai --> Bentuk-bentuk surat

_Semoga Bermanfaat_