Perlengkapan Kantor

 PERLENGKAPAN KANTOR

A. Definisi Perlengkapan Kantor

Perlengkapan merupakan barang - barang yang digunakan dalam melengkapi suatu pekerjaan agar berjalan dengan baik yang bersifat lebih kecil dan bersifat habis dipakai, serta pemakaian sekali pakai. Perlengkapan kantor atau Barang habis pakai memiliki jangka waktu yang relatif pendek dalam hal penggunannya. 

B. Macam-Macam Perlengkapan Kantor

1. Map dokumen
2. Kertas
3. Bulpoin
4. Tinta
5. Pensil & spidol
6. dan lain-lainnya

C. Prosedur perencanaan barang habis pakai

Untuk melaksanakan kegiatan yang sesuai dengan tugas pokok dan fungsi sebuah kantor, maka setiap kantor atau instansi memerlukan barang-barang utama, dan barang habis pakai yang akan digunakan untuk menunjang pelaksanaan tugasnya. Oleh karena itu, perlu adanya pembuatan perencanaan kebutuhan dan penganggaran untuk barang-barang yang akan dibutuhkan, baik perencanaan dari segi kualitas barang, kuantitas barang, biaya yang dibutuhkan, dan sebagainya.

Adapun langkah-langkah perencanaan barang habis pakai sebagai berikut.

a. Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan.

b. Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan.

c. Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi

rencana tahunan.

D. Prosedur pengadaan barang habis pakai

    Pengadaan merupakan semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas. Pengadaan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing unit kerja/bagian pada suatu organisasi dengan menggunakan prosedur yang berlaku di organisasi tersebut. Selanjutnya, setelah hal-hal yang dibutuhkan dalam pengadaan barang habis pakai sudah disiapkan, maka pejabat pengadaan melakukan pengadaan untuk pengadaan barang habis pakai. Adapun langkah-langkah pengadaan barang habis pakai, sebagai berikut.

1. Bagian yang membutuhkan barang tersebut membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke bagian gudang.
2. Petugas gudang memeriksa persediaan atau stok barang di gudang. Apabila barang tersedia di gudang, maka akan diberikan dengan bon pengeluaran dari gudang. Akan tetapi, jika tidak ada, maka surat tersebut diberi nomor dari buku induk.
3. Surat diserahkan ke bendahara. Kemudian, bendahara akan memeriksa kebutuhan barang atau bahan kantor yang akan dibeli dan menyesuaikan dengan dana yang tersedia.
4. Meminta persetujuan kepada pimpinan. Apabila disetujui, maka surat diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian barang yang dibutuhkan.
5. Sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji (kualitas dan kuantitasnya). Jika barang sudah cocok, maka barang diterima dengan menggunakan buku serah terima barang.
6. Sesudah dicatat barang-barang tersebut disimpan di gudang untuk didistribusikan ke bagian unit yang membutuhkannya.

E. Prosedur penerimaan barang habis pakai

Penerimaan merupakan bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan barang habis oleh pihak penyedia barang (rekanan). Penerimaan barang habis pakai harus dilakukan dengan jeli dan teliti agar catatan sebagai laporan sesuai dengan keadaan barang yang diterima, sehingga bisa menghindari kekeliruan pada saat barang diterima. Adapun langkah-langkah dalam menerima barang habis pakai, sebagai berikut :

1. Penerima barang yang bertanggung jawab pertama kali dalam penerimaan harus melakukan pengecekan ulang barang yang ada di gudang secara rutin. Hal ini bertujuan agar barang yang sudah diterima tersebut dapat dikelola dengan sebaik-baiknya dan digunakan sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan
2. Dalam penerimaan tersebut dibuatkan surat berita acara pemeriksaan dan penyerahan barang yang telah disetujui dan diputuskan oleh manajer.
3. Semua barang yang sudah diterima kemudian dicatat ke dalam buku penerimaan barang yang selanjutnya akan digunakan sebagai pedoman stok barang yang ada di dalam gudang penyimpanan barang

F. Prosedur penyimpanan barang

Adapun prosedur penyimpanan barang habis pakai, sebagai berikut :

1. Barang yang sudah diterima diteliti kembali apakah jenis barang, jumlah barang sudah sesuai dengan yang ada di dalam buku penerimaan barang.
2. Apabila barang tersebut sudah sesuai dengan buku penerimaan, maka barang tersebut segera dibawa ke tempat penyimpanan atau gudang.
3. Setelah barang tersebut sampai di gudang, maka yang harus dilakukan oleh penyimpan barang adalah meletakkan alat tulis kantor tersebut ke tempat yang sudah disediakan seperti lemari, box, rak dan sebagainya, serta ditata dengan rapi dan harus dijaga dengan baik.

G. Penyaluran barang habis pakai

Kegiatan penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran, penggunaan serta pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh bagian unit kerja yang ada. Adapun prosedur penyaluran barang habis pakai, sebagai berikut :

1. Setiap bagian/unit kerja yang akan meminta alat tulis kantor yang diperlukan harus membuat surat permohonan permintaan barang, selanjutnya diserahkan kepada penyimpan barang untuk ditindaklanjuti.
2. Setelah ditindaklanjuti oleh penyimpan barang, selanjutnya petugas gudang segera mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta kepada unit/bagian yang meminta tadi.
3. Setelah itu penyimpan barang dalam tahap penyaluran ini harus mencatat semua barang yang dikeluarkan ataupun yang diminta oleh unit bagian tertentu ke dalam buku pengeluaran barang agar dapat diketahui barang apa saja yang diminta oleh setiap unit/bagian.

Nah, itulah kurang lebihnya materi mengenai Perlengkapan Kantor atau disebut juga Barang Habis Pakai, mulai dari prosedur perencanaan hingga penyaluran barangnya.

Terimakasih, semoga bermanfaat:)