KEARSIPAN (KD 3.7 ADM UMUM)

 HALOO OTKPERS!

Kembali jumpa dengan saya Pak Anggi Dwi Wicaksono pada website saya ini.

Kali ini ada artikel mengenai KEARSIPAN, yang dalam hal ini saya mengajar pelajaran Adm Umum, maka kearsipan masuk ke dalam KD 3.7 Mapel Adm Umum ini.

Pertama, saya tak lupa mengingatkan untuk kita sama-sama bersyukur atas nikmat yang telah diberikan kepada kita semua, sehingga sampai hari ini, sampai detik ini kita masih diberikan nikmat sehatt, panjang umur, sehingga kita bisa melakukan aktivitas seperti biasa, salah satunya dengan berkunjung dan membaca di website ini :)

BAIKLAH, langsung saja silahkan di simak Materi Kearsipannya ya, enjoy:)

KEARSIPAN

- Kearsipan sendiri berasal dari kata Arsip, yang memiliki arti sederhananya yaitu sebuah dokumen penting. Nah sementara kearsipan merupakan Kegiatan menangani arsip mulai dari pembuatan, penerimaan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali hingga pemusnahan.

- Arsip sendiri di bagi menjadi beberapa jenis, diantaranya :

—  Berdasarkan fungsinya :

1.  Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi suatu organisasi.

Arsip Dinamis dibagi 3 :

    a.  Arsip Aktif

    b.  Arsip semi aktif

     c.  Arsip Inaktif

2. Arsip Statis, yaitu Arsip yang sudah tidak aktif dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi organisasi. Arsip statis hanya digunakan sebagai pertanggung jawaban (bukti autentik).

—  Berdasarkan sifat dan kepentingannya

a.       Arsip tidak penting

b.      Arsip biasa

c.       Arsip penting

d.      Arsip sangat penting

e.    Arsip rahasia

Tujuan Kegiatan Kearsipan ini sendiri yaitu :

—  Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.

—  Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.

—  Penghematan tempat penyimpanan (ruang kantor)

—  Menjaga kerahasiaan arsip

— Menjaga keindahan ruang kerja

Nah, selanjutnya ada materi mengenai Asas penanganan arsip dan pengelolaan surat masuk/keluar.

diantaranya adalah :

- Asas Sentralisasi

- Asas Desentralisasi

- Asas Gabungan

1. ASAS SENTRALISASI

Kegiatan pengolahan surat masuk dan surat keluar melalui satu unit kerja secara terpusat (sentral).

Asas ini disebut juga asas satu pintu atau one door/gate  policy.

KELEBIHAN ASAS SENTRALISASI

- Adanya keseragaman sistem dan prosedur

- Penggunaan ruang dan peralatan arsip lebih efisien dan efektif.

- Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancar.

- Pengawasan menjadi lebih mudah

 

KELEMAHAN ASAS DESENTRALISASI

- Tidak dapat digunakan oleh kantor yang punya cabang di berbagai daerah.

- Petugas kearsipan belum tentu paham dengan permasalahan-permasalahan di masing-masing unit

kerja, sehingga dapat terjadi salah persepsi dalam menilai sebuah arsip. 

- Kemungkinan arsip tidak dapat ditemukan besar karena arsip hilang atau terselip.

2. ASAS DESENTRALISASI

Adalah kegiatan pengelolahan surat baik surat masuk maupun keluar sepenuhnya dilakukan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Artinya penyimpanan arsip tidak disimpan secara terpusat.

KELEBIHAN ASAS DESENTRALISASI

- Proses kerja lebih lancar sehingga arsip dapat ditemukan lebih cepat.

- Penetapan nilai guna arsip lebih tepat.

- Setiap karyawan akan lebih berkembang pengetahuannya tentang kearsipan.

- Kurangnya potensi kehilangan arsip

KELEMAHAN ASAS DESENTRALISASI

- Terjadinya ketidakseragaman asas dan prosedur, termasuk peralatan, akan semakin besar.

- Membutuhkan biaya yang cukup besar

- Arsip seringkali tidak terorganisir secara baik bahkan cenderung kacau.

- Petugas arsip di unit-unit kerja kurang memiliki pengetahuan dan keterampilan dibidang kearsipan. Hal ini disebabkan pekerjaan kearsipan dianggap bukan pekerjaan pokok mereka.

3. ASAS GABUNGAN

nahh, kalo asas gabungan kalian fikir sendiri yaa. Mudah kannn??? :)

Sekian untuk materi Kearsipan ini, nantikan lanjutan artikelnya yaa:)

Terimakasih, salam OKTPERS,

Anggi Dwi Wicaksono, S.Pd